Положение об обработке и защите персональных данных в базах персональных данных, владельцем которых является продавец

 

Содержание

  1. Общие понятия и сфера применения
  2. Перечень баз персональных данных
  3. Цель обработки персональных данных
  4. Порядок обработки персональных данных: получение согласия, уведомление о правах и действиях с персональными данными субъекта персональных данных
  5. Местонахождение базы персональных данных
  6. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам
  7. Защита персональных данных: способы защиты, ответственное лицо, сотрудники, непосредственно осуществляющие обработку и/или имеющие доступ к персональным данным в связи с исполнением своих служебных обязанностей, срок хранения персональных данных
  8. Права субъекта персональных данных
  9. Порядок работы с запросами субъекта персональных данных
  10. Государственная регистрация базы персональных данных

 

1. Общие понятия и сфера применения

1.1. Определения терминов:

база персональных данных — наименованный совокупный массив упорядоченных персональных данных в электронной форме и/или в форме картотек персональных данных;

ответственное лицо — назначенное лицо, которое организует работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке, в соответствии с законом;

владелец базы персональных данных — физическое или юридическое лицо, которому законом или по согласованию с субъектом персональных данных предоставлено право на обработку этих данных, которое утверждает цель обработки персональных данных в данной базе, устанавливает состав этих данных и процедуры их обработки, если иное не установлено законом;

Государственный реестр баз персональных данных — единая государственная информационная система сбора, накопления и обработки сведений о зарегистрированных базах персональных данных;

общедоступные источники персональных данных — справочники, адресные книги, реестры, списки, каталоги, другие систематизированные сборники открытой информации, которые содержат персональные данные, размещённые и опубликованные с ведома субъекта персональных данных. Не считаются общедоступными источниками персональных данных социальные сети и интернет-ресурсы, на которых субъект персональных данных оставляет свои персональные данные (за исключением случаев, когда субъект персональных данных прямо указал, что персональные данные размещены с целью их свободного распространения и использования);

согласие субъекта персональных данных — любое документированное, добровольное волеизъявление физического лица относительно предоставления разрешения на обработку его персональных данных в соответствии с сформулированной целью их обработки;

обезличивание персональных данных — удаление сведений, позволяющих идентифицировать лицо;

обработка персональных данных — любое действие или совокупность действий, осуществлённых полностью или частично в информационной (автоматизированной) системе и/или в картотеках персональных данных, которые связаны со сбором, регистрацией, накоплением, хранением, адаптацией, изменением, обновлением, использованием и распространением (распространением, реализацией, передачей), обезличиванием, уничтожением сведений о физическом лице;

персональные данные — сведения или совокупность сведений о физическом лице, которое идентифицировано или может быть конкретно идентифицировано;

распорядитель базы персональных данных — физическое или юридическое лицо, которому владельцем базы персональных данных или законом предоставлено право обрабатывать эти данные. Не считается распорядителем базы персональных данных лицо, которому владельцем и/или распорядителем базы персональных данных поручено выполнять технические работы с базой персональных данных без доступа к содержанию персональных данных;

субъект персональных данных — физическое лицо, в отношении которого в соответствии с законом осуществляется обработка его персональных данных;

третье лицо — любое лицо, за исключением субъекта персональных данных, владельца или распорядителя базы персональных данных и уполномоченного государственного органа по вопросам защиты персональных данных, которому владельцем или распорядителем базы персональных данных передаются персональные данные в соответствии с законом;

особые категории данных — персональные данные о расовом или этническом происхождении, политических, религиозных или мировоззренческих убеждениях, членстве в политических партиях и профессиональных союзах, а также данные, касающиеся здоровья или половой жизни.

1.2. Настоящее Положение обязательно для применения ответственным лицом и сотрудниками продавца, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с исполнением своих служебных обязанностей.

 

2. Перечень баз персональных данных

2.1. Продавец является владельцем следующих баз персональных данных:

  • база персональных данных контрагентов.

 

3. Цель обработки персональных данных

3.1. Целью обработки персональных данных в системе является обеспечение реализации гражданско-правовых отношений, предоставление, получение и осуществление расчётов за приобретённые товары и услуги в соответствии с Налоговым кодексом Украины, Законом Украины «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности в Украине».

 

4. Порядок обработки персональных данных: получение согласия, уведомление о правах и действиях с персональными данными субъекта персональных данных

4.1. Согласие субъекта персональных данных должно быть добровольным волеизъявлением физического лица на предоставление разрешения на обработку его персональных данных в соответствии с сформулированной целью их обработки.

4.2. Согласие субъекта персональных данных может быть предоставлено в следующих формах:

  • документ на бумажном носителе с реквизитами, позволяющими идентифицировать данный документ и физическое лицо;
  • электронный документ, который должен содержать обязательные реквизиты, позволяющие идентифицировать этот документ и физическое лицо. Добровольное волеизъявление физического лица на обработку его персональных данных желательно подтверждать электронной подписью субъекта персональных данных;
  • отметка на электронной странице документа или в электронном файле, обрабатываемом в информационной системе на основе документированных программно-технических решений.

4.3. Согласие субъекта персональных данных предоставляется при оформлении гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.

4.4. Уведомление субъекта персональных данных о включении его персональных данных в базу персональных данных, правах, определённых Законом Украины «О защите персональных данных», цели сбора данных и лицах, которым передаются его персональные данные, осуществляется при оформлении гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.

4.5. Обработка персональных данных о расовом или этническом происхождении, политических, религиозных или мировоззренческих убеждениях, членстве в политических партиях и профессиональных союзах, а также данных, касающихся здоровья или половой жизни (особые категории данных), запрещается.

 

5. Местонахождение базы персональных данных

5.1. Указанные в разделе 2 настоящего Положения базы персональных данных находятся по адресу продавца.

 

6. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам

6.1. Порядок доступа третьих лиц к персональным данным определяется условиями согласия субъекта персональных данных, предоставленного владельцу персональных данных на обработку этих данных, либо в соответствии с требованиями закона.

6.2. Доступ к персональным данным третьему лицу не предоставляется, если указанное лицо отказывается взять на себя обязательства по обеспечению выполнения требований Закона Украины «О защите персональных данных» либо не способно их обеспечить.

6.3. Субъект правоотношений, связанных с персональными данными, подаёт запрос на доступ (далее — запрос) к персональным данным владельцу персональных данных.

6.4. В запросе указываются:

  • фамилия, имя и отчество, место жительства (место пребывания) и реквизиты документа, удостоверяющего личность физического лица, подающего запрос (для физического лица — заявителя);
  • наименование, местонахождение юридического лица, подающего запрос, должность, фамилия, имя и отчество лица, удостоверяющего запрос; подтверждение того, что содержание запроса соответствует полномочиям юридического лица (для юридического лица — заявителя);
  • фамилия, имя и отчество, а также иные сведения, позволяющие идентифицировать физическое лицо, в отношении которого подаётся запрос;
  • сведения о базе персональных данных, в отношении которой подаётся запрос, либо сведения о владельце или распорядителе этой базы персональных данных;
  • перечень запрашиваемых персональных данных;
  • цель и/или правовые основания для запроса.

6.5. Срок рассмотрения запроса на предмет его удовлетворения не может превышать десяти рабочих дней с момента его поступления. В течение этого срока владелец базы персональных данных информирует лицо, подавшее запрос, о том, что запрос будет удовлетворён либо соответствующие персональные данные не подлежат предоставлению, с указанием основания, предусмотренного соответствующим нормативно-правовым актом. Запрос удовлетворяется в течение тридцати календарных дней с момента его поступления, если иное не предусмотрено законом.

6.6. Отсрочка доступа к персональным данным третьих лиц допускается в случае, если необходимые данные не могут быть предоставлены в течение тридцати календарных дней с момента поступления запроса. При этом общий срок решения вопросов, поднятых в запросе, не может превышать сорока пяти календарных дней.

6.7. Уведомление об отсрочке доводится до сведения третьего лица, подавшего запрос, в письменной форме с разъяснением порядка обжалования такого решения.

6.8. В уведомлении об отсрочке указываются:

  • фамилия, имя и отчество должностного лица;
  • дата отправки уведомления;
  • причина отсрочки;
  • срок, в течение которого будет удовлетворён запрос.

6.9. Отказ в доступе к персональным данным допускается, если доступ к ним запрещён в соответствии с законом.

6.10. В уведомлении об отказе указываются:

  • фамилия, имя, отчество должностного лица, которое отказывает в доступе;
  • дата отправки уведомления;
  • причина отказа.

6.11. Решение об отсрочке или отказе в доступе к персональным данным может быть обжаловано в суде.

 

7. Защита персональных данных: способы защиты, ответственное лицо, сотрудники, непосредственно осуществляющие обработку и/или имеющие доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей, срок хранения персональных данных

7.1. Владелец базы персональных данных оснащён системными и программно-техническими средствами, а также средствами связи, которые предотвращают утраты, кражи, несанкционированное уничтожение, искажение, подделку, копирование информации и соответствуют требованиям международных и национальных стандартов.

7.2. Ответственное лицо организует работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке, в соответствии с законом. Ответственное лицо назначается приказом Владельца базы персональных данных.

Обязанности ответственного лица по организации работы, связанной с защитой персональных данных при их обработке, указываются в должностной инструкции.

7.3. Ответственное лицо обязано:

  • знать законодательство Украины в сфере защиты персональных данных;
  • разработать процедуры доступа сотрудников к персональным данным в соответствии с их профессиональными, служебными или трудовыми обязанностями;
  • обеспечить соблюдение сотрудниками Владельца базы персональных данных требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность Владельца базы в части обработки и защиты персональных данных в базах данных;
  • разработать порядок (процедуру) внутреннего контроля за соблюдением требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность Владельца базы персональных данных по обработке и защите персональных данных в базах данных, который, в частности, должен содержать нормы относительно периодичности проведения такого контроля;
  • уведомлять Владельца базы персональных данных о фактах нарушения сотрудниками требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность Владельца базы по обработке и защите персональных данных в базах данных, в срок не позднее одного рабочего дня с момента выявления таких нарушений;
  • обеспечить хранение документов, подтверждающих предоставление субъектом персональных данных согласия на обработку своих персональных данных и уведомление указанного субъекта о его правах.

7.4. С целью выполнения своих обязанностей ответственное лицо имеет право:

  • получать необходимые документы, в том числе приказы и другие распорядительные документы, изданные Владельцем базы персональных данных, связанные с обработкой персональных данных;
  • делать копии полученных документов, в том числе копии файлов, любых записей, хранящихся в локальных вычислительных сетях и автономных компьютерных системах;
  • принимать участие в обсуждении выполнения им обязанностей по организации работы, связанной с защитой персональных данных при их обработке;
  • вносить на рассмотрение предложения по улучшению деятельности и совершенствованию методов работы, подавать замечания и варианты устранения выявленных недостатков в процессе обработки персональных данных;
  • получать разъяснения по вопросам осуществления обработки персональных данных;
  • подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

7.5. Сотрудники, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных (трудовых) обязанностей, обязаны соблюдать требования законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, касающихся обработки и защиты персональных данных в базах данных.

7.6. Сотрудники, имеющие доступ к персональным данным, в том числе те, кто осуществляет их обработку, обязаны не допускать разглашения каким-либо способом персональных данных, которые им были доверены или стали им известны в связи с выполнением профессиональных, служебных или трудовых обязанностей. Это обязательство сохраняется и после прекращения деятельности, связанной с персональными данными, за исключением случаев, установленных законом.

7.7. Лица, имеющие доступ к персональным данным, в том числе осуществляющие их обработку, в случае нарушения ими требований Закона Украины «О защите персональных данных» несут ответственность в соответствии с законодательством Украины.

7.8. Персональные данные не должны храниться дольше, чем это необходимо для цели, с которой такие данные сохраняются, но в любом случае не дольше срока хранения данных, установленного согласием субъекта персональных данных на обработку этих данных.

 

8. Права субъекта персональных данных

8.1. Субъект персональных данных имеет право:

  • знать о местонахождении базы персональных данных, содержащей его персональные данные, её назначении и наименовании, местонахождении и/или месте жительства (пребывания) владельца или распорядителя этой базы, либо дать соответствующее поручение уполномоченным им лицам на получение этой информации, за исключением случаев, установленных законом;
  • получать информацию об условиях предоставления доступа к персональным данным, в частности информацию о третьих лицах, которым передаются его персональные данные, содержащиеся в соответствующей базе персональных данных;
  • на доступ к своим персональным данным, содержащимся в соответствующей базе персональных данных;
  • получать не позднее чем через тридцать календарных дней с момента поступления запроса, за исключением случаев, предусмотренных законом, ответ о том, хранятся ли его персональные данные в соответствующей базе, а также получать содержание своих персональных данных, которые хранятся;
  • предъявлять обоснованное требование с возражением против обработки своих персональных данных органами государственной власти, органами местного самоуправления при осуществлении их полномочий, предусмотренных законом;
  • предъявлять обоснованное требование относительно изменения или уничтожения своих персональных данных любым владельцем или распорядителем этой базы, если эти данные обрабатываются незаконно или являются недостоверными;
  • на защиту своих персональных данных от незаконной обработки и случайной утраты, уничтожения, повреждения в связи с умышленным сокрытием, непредоставлением или несвоевременным предоставлением, а также на защиту от предоставления сведений, которые являются недостоверными или порочат честь, достоинство и деловую репутацию физического лица;
  • обращаться по вопросам защиты своих прав в отношении персональных данных в органы государственной власти, органы местного самоуправления, к полномочиям которых относится осуществление защиты персональных данных;
  • использовать средства правовой защиты в случае нарушения законодательства о защите персональных данных.

 

9. Порядок работы с запросами субъекта персональных данных

9.1. Субъект персональных данных имеет право на получение любых сведений о себе у любого субъекта правоотношений, связанных с персональными данными, без указания цели запроса, за исключением случаев, установленных законом.

9.2. Доступ субъекта персональных данных к данным о себе осуществляется бесплатно.

9.3. Субъект персональных данных подаёт запрос о доступе (далее — запрос) к персональным данным владельцу базы персональных данных.

В запросе указываются:

  • фамилия, имя и отчество, место жительства (место пребывания) и реквизиты документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных;
  • иные сведения, позволяющие идентифицировать личность субъекта персональных данных;
  • сведения о базе персональных данных, в отношении которой подаётся запрос, или сведения о владельце либо распорядителе этой базы;
  • перечень персональных данных, которые запрашиваются.

9.4. Срок рассмотрения запроса на предмет его удовлетворения не может превышать десяти рабочих дней с даты его поступления. В течение этого срока владелец базы персональных данных уведомляет субъекта персональных данных о том, что запрос будет удовлетворён либо соответствующие персональные данные не подлежат предоставлению, с указанием основания, определённого в соответствующем нормативно-правовом акте.

9.5. Запрос удовлетворяется в течение тридцати календарных дней с даты его поступления, если иное не предусмотрено законом.

 

10. Государственная регистрация базы персональных данных

10.1. Государственная регистрация баз персональных данных осуществляется в соответствии со статьёй 9 Закона Украины «О защите персональных данных».